随着国家的知识产权环境越来越好，国内许多企业也逐步建立了知识产权的意识；对于一些刚刚知识产权起步的企业，如何做好知识产权的管理及规划，如何做好知识产权组织过程的资产的管理也是企业所必须面对的问题。
下面就来逐一谈一谈知识产权管理中最常碰到的问题。
1. Excel表管理专利及商标等著录项目信息的变更
由于许多中小型企业刚刚起步，管理知识产权并没有专业的工具。绝大多数都是从一张Excel表开始的，这项工作最基础，但却是不可或缺的。诚然这项工作倒逼许多管理员Excel表玩得非常666，某时某刻甚至会有“一表在手，天下我有”的错觉，然而现实是残酷的，他们都不可避免的会遇到如下的问题。
2.著录项目信息越来越多，表格非常的冗长
包括专利申请号、专利名称、申请日、专利权人、发明人、代理机构、公开日、授权日、缴费信息······（部分企业如果对专利进行分类，还会有专利等级、产品树、技术树等属性字段），造成这张表格管理的信息非常得多。
3.著录项目信息更新不及时。
随着专利及商标数量的增长，很有可能出现今天刚刚更新完Excel表，明天就又有专利状态变更了。部分企业采用被动式更新，收到相关通知书才会更新相关著录项目信息，这种方式更新滞后且容易遗漏。
4.数量增多而导致维护不及时
数量少时尚可以定期全部捋一遍，如果上百或者上千条，如果要全部校核一遍著录项目信息需要花费大把的工作时间。个人的意见：几十条专利通过Excel表基本还是可以玩得转的，如果上百条甚至更多，可以考虑购买专业的工具进行管理。
5.人员变动导致更新不及时
只要有人员变动的地方就会出现工作的交接，如果这张Excel表没交接到位，往往会出现著录项目信息的更新不及时。
6.版本不清
很多时候我们Excel表会保存多个版本，习惯好的会进行版本标识，如通过V1、V2·····或通过日期20190212等方式；习惯不好的多另存几次就分不清哪个版本是最新的了。
7.信息录入错误。
再细心的人也会马失前蹄，也不可避免出现信息录入错误的时候，特别是著录项目信息数据量很大的时候。
专业的工具做专业的事情！
目前，市面上部分知识产权管理系统可以实现专利及商标著录项目信息的同步更新，这样可以大大减少企业IPR更新著录项目信息所花费的时间，使得IPR可以把更多地时间花在更有价值的地方，从而大大提高IPR的工作效率。
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