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打破常规!看8Manage如何用系统驱动业务项目管理

企业管理软件交流 2020-04-23 17:12

传统的项目管理过去一直关注管理项目直至成功完成的整个过程。但现在不是这样了。如果项目经理要实现商业目标,不仅仅是完成一个项目,还需要一个更广泛的项目管理模式。

项目管理在历史上并没有成为一门运用于服务改进、业务重新设计或变更类型项目的学科。这些项目被认为需要更灵活的模式。但是今天,企业的战略被这类型的项目填满,它们必须集成到业务中。 

业务驱动的项目管理模式将弥补企业战略和项目计划之间的差距。为了实现这一点,企业必须将项目与战略计划联系在一起。战略重点与业务流程的结合是为了筛选项目并确定项目的优先级,这是重要的一步,为成功的项目创造了环境。

在当今很多企业中,商业头脑是一种缺失的领导能力。缺乏商业头脑的项目经理对他们如何影响企业的盈利能力缺乏深入的认识,苦苦挣扎于表达和执行战略。

根据最新研究,高效的项目管理办公室(PMO)正迎来显而易见的趋势。PMO不仅影响项目管理的绩效,而且能从整体上提高企业的绩效。

具体而言,PMO在解决对高管最重要的问题上表现得更加出色,包括与商业目标和战略执行保持一致。所有PMO的项目经理,不仅仅是那些高绩效的项目经理,都必须专注于3个领域。在这些领域中,以业务为中心的领导者必须摆脱传统思维:

● 为了商业影响的管理
● 向高管和利益关系人展示项目价值
● 推动业务结果的项目沟通



打破常规!看8Manage如何用系统驱动业务项目管理


你刚得知自己被任命为公司一个重要项目的项目经理,你会怎么开始从旧模式过渡到更注重业务的模式?

首先,你不要把自己想成“只是一个项目经理”。

在项目中,你是可靠的顾问,是变更代理人。角色的转变将影响你的交流方式、交流对象以及交流频率。你的沟通风格会随着听众的改变而改变,这将带来重大的影响。

作为“企业顾问”,你要不断强化项目的战略原因,确定任何变更对业务的影响。你需要做出艰难的决定,有时要“明智地不服从”,还要立即传达坏消息。你甚至可能需要用协商的方式提出终止一个项目的建议。

项目负责人需要做好“可靠顾问”的角色。你需要关心你的项目、你的客户以及项目如何影响他们和整个组织。有效、诚实真诚提出建议的项目负责人才能与项目团队、利益关系人建立信任关系。这样你就能建立一种合作性更强的关系,促进更有效的沟通和更成功的项目。

作为项目经理,你负责一个推动商业创新和变革的项目,扮演着“变更代理人”的角色。你需要让领导人在变革中扮演积极的领导角色,帮助项目相关人员理解项目愿景。你可以加强高层利益相关人的参与度,管理变革的阻力,同时构建计划确保人们受到激励并拥有满足变革需求的技能。

当你分配到项目,为了理解项目的商业目的,你会思考项目的商业价值是什么?而关于商业价值的考虑有:

● 成本削减——这个项目具体是如何从整个企业的运营预算中削减或降低成本的?
● 业务增长——如果这是个新产品或新服务,甚至是个内部项目,它将如何推动业务增长?
● 运营维持——基本上这些类型的项目大多数都是“继续运作”,所以你仍然需要考虑不做这个项目的成本是多少?失去利润?失去合规性?
● 速度和效率——提高生产率、上市速度或整体运营效率的项目通常会影响到损益表底线

商业价值可以通过多种方式确定,不可避免的是,它最终以这样或那样的方式为企业带来更好的结果。  

当你了解项目的商业目的和商业价值后,就需要根据每位听众调整你的沟通风格,还要用业务术语帮助其他人将思维方式从传统的项目管理转向以业务为中心的项目管理。

你的项目经理角色实际上并没有发生改变;不同的是你看待自己的项目的方式,以及与他人就商业利益进行沟通的方式。项目经理的职责是确保这些方式能让项目发起人、项目团队以及项目相关者与项目目标和商业目标保持一致。

根据传统,项目经理会讨论成本、进度、范围和质量。你仍然需要用这些术语进行讨论。不过,在转换到商业思维模式的时候,你需要用项目术语和商业术语就项目进行沟通:

● “成本”转化为“财务影响”
● “进度”转化为“上市时间”
● “范围”转化为“成功参数”
● “质量”转化为“服务完整性”

其次,如何讨论项目是另一项你需要进行的转变。

“注重细节”是优秀项目经理其中一项能力。项目负责人的职责有所扩展,你需要从过去的提供项目细节的自然趋势转变为提供更多关于项目的“电梯演讲”。

“电梯演讲”,指的是以一种令人兴奋的方式总结项目的独特之处,时间不超过两分钟。要做好“电梯演讲”,你需要真正理解项目背后的商业原因,以及项目是如何在战略上与公司的商业目标保持一致。电梯演讲可以帮助你从谈论项目细节转向关注项目的整体价值,以及项目管理的整体价值。

最后,对于以业务为中心的领导人来说,下一个重点领域是从“管理项目,使其按时和按预算完成”转变到“管理项目,实现预期的商业影响”。

从现在起,你要开始向以业务为中心的项目管理领导者过渡。拥抱战略性链接、获取清晰度、转换到商业术语和处理商业案例的步骤。然后驱动业务结果,并向你的主管和利益关系人展示商业价值。

这样做,你将跨越传统项目管理和业务驱动的项目管理之间的鸿沟,并将获得新的项目管理必须的能力——领导能力,你将会成为以业务为中心的项目管理领导者。

像8Manage PM这样的业务项目管理软件能够帮你完成上述转变。

作为一个动态的业务管理、项目计划、执行、协同与交付平台,8Manage PM所有项目信息会实时自动地聚合,确保数据的实时性和准确性,帮助项目管理者高效地管理项目目标、协作、承诺。

1、项目请求与优先次序

8Manage PM的可视化泡泡图能让你全局查看新项目请求和现有项目的情况,权衡优先级。

系统还可帮忙持续监控项目实况,包括计划时间表与实际进展对比分析,计划 ROI 与实际 ROI 对比分析以及风险管理。

打破常规!看8Manage如何用系统驱动业务项目管理



2、项目沟通管理

在项目沟通管理中,8Manage强大之处在于其数据的灵活性、准确性与实时性,能帮助项目和项目群尽量地减少误解,提高团队合作效率。

对于复杂的项目问题,8Manage能对可交付成果查看与审批进行迭代管理,帮助项目人员有效地进行迭代需求沟通。

3、项目变更管理

8Manage PM实时监控和跟踪所有项目,有效地记录和管理项目变更。系统自动关联变更请求与其变更影响信息,所有的变更请求信息会实时自动地从项目层汇总到项目群。

4、项目业务地图

打破常规!看8Manage如何用系统驱动业务项目管理


你可以通过8Manage PM在一个页面监管所有的项目,项目信息层层展开以深入了解具体的来龙去脉,让企业的管理层清晰地了解企业中下游机构的实际情况,第一时间洞悉项目风险与问题。中下游机构也可通过这个平台向管理层展示他们的优秀业绩。

8Manage业务项目管理能帮助企业管理客户、合同、项目、资源、活动、采购、交付、成本及收款等,动态WBS反映项目最新的进展,清晰、实时和可靠的项目信息让项目协作者更加诚实,每个项目干系人都会把精力集中花在解决问题和提高效益上。管理者想要精细化管理特定的具体业务,不如从使用项目管理软件8Manage PM开始吧!

声明:本文为OFweek维科号作者发布,不代表OFweek维科号立场。如有侵权或其他问题,请及时联系我们举报。
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