作为企业的采购负责人,你一定常常感受到来自成本方面的压力,因为对于企业来说,在某个采购产品上省钱远不能满足公司总体成本控制的要求。作为企业管理层,需要将采购管理提升至企业战略层面上,才能更好地到达降本增效的目标。那么管理者该如何控制采购成本呢?采购专家整理总结了以下6大方法,希望能够帮到大家。
一、推行电子化招采,采购流程全自动化
首先,采购降本增效有效而科学的方法都需要依赖规范的采购流程和技术,建议企业采用在线采购方式,通过电子采购平台实现采购流程规范化管理。在线采购的方式能够将企业、供应商、消费者和供应链的其他干系人之间保持实时协同,实现采购全流程自动化。类似8Manage SPM这样的电子采购平台,就可一站式管理采购全过程,包括采购申请、审批、订单、合同、验收入库等,通过职责分离及电子留痕,将采购透明化,一站式的采购模式,将企业采购管理效率大大提升,有效降低采购成本。
二、做好采购开支分析,减少不合规支出
采购通常会产生不合规的支出,这种未被集团采购部门或预算负责人所批准的支出,成为采购成本增加的一部分。为了避免这种开支,采购开支分析必不可少,企业需要对历史采购支出进行系统性分析,实现支出的可视性与可控性,准确找到采购人员不合规的支出部分。
利用电子采购平台可汇总和分类整个组织架构的开支费用,创建审批架构、工作流和分配用户权限,确保采购申请在下订单前得到审批,从预算管控和审批上把关,确保所有开支严格合规,实现采购资金的量入而出。
三、供应商定期招募,获取最优采购价
无论在购买产品还是服务时,相信大多数采购人员都会有关于供应商折扣的指标和压力,管理层都喜欢将这种方式当作是成本控制的策略。作为采购人员,为了达到要求,会不断处于与供应商在价格方面的拉锯战中,十分耗时费力。
这种情况下,建议企业定期招募新的供应商来维持供应商间的竞争,因为适当的竞争有助于降低价格。企业可以采用电子寻源方式,公开招募更多供应商,通过电子采购平台可公开招募并邀请潜在供应商,供应商可自助注册,企业再进行资格预审。如8Manage就能创建的实时竞标环境,有助于企业获取最优采购价。
四、注重合同续约问题,及时更新与修正合同
供应商合同续约是个棘手的问题,棘手的地方不仅在于合同的附属细则,而且如果忽略合同续约日期,没有及时处理,企业会再次跟不合需求的供应商捆绑在一起一年、两年或更长时间,而供应商的优劣直接决定了产品的价格和质量、交付日期、合同履行等等,导致企业各方面成本增加。
采购人员或许需要管理数百家供应商,这其中涉及数百份的合同协议,每个合同协议条款等细节加起来数不胜数……但这并不能成为借口,为了有效防止这类现象的发生,你可以通过电子采购平台的合同续约管理,预设续约的周期和续约后的价格调整。在合同将到期前,系统会自动发出续约提醒给相关人员。
通过续约概览,采购人员轻松地查看到所有即将需要进行续约的采购合同,非常方便省时。同时,在合同中可管理复杂采购的合同条款与交付的验收,确保采购物品的交付按照合同条款的要求执行。
五、采用电子招投标,在线采购公开透明
在电子招投标的不断发展下,传统线下招标的弊端逐渐显露:操作流程复杂、过程不透明、外部协作效率低等,造成采购周期长,整个运作成本高。而电子招投标可以让供应商即时同步参与,采购双方实时协同,规范化的流程、使招投标更透明,采购更高效,是企业在招标采购中值得推行的方式。
电子招标帮助企业构建供应商寻源、预选、招标发布、选标到招标分析等一站式流程,电子化的文档建立和修改,节省纸质文件方面的成本。简单高效的电子招投标能够帮助你开展更公开透明的招采,有效杜绝腐败,从供应链中节省更多的成本。
六、加强供应商关系管理,优化整体供应链
很多企业容易忽视供应商的关系管理,与供应商关系的好坏不仅会影响企业的收货,也会影响到企业的声誉。与供应商建立长期稳固的关系是互惠互利的,这能帮助企业与供应商的目标保持一致,增加从供应链中节约成本的可能性,还能够跟供应商协商更好的合同条款,实现双赢。
那么,应该如何管理好供应商关系呢?建议通过电子采购平台跟踪所有与供应商的关键沟通和承诺记录,维系良好的长期关系;加强外部协作,使供应商作为团队成员进行实时协同沟通;建立基于KPI结果的奖惩机制,加强企业及其供应商的承诺意识等等,通过企业整体供应链优化,实现成本效益最大化。
