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石墨文档的办公美学

企业网2020-09-25 14:36发文

9月24日,由主流企业级IT媒体企业网D1Net、CIO智力分享平台信众智联合主办的2020 CIOC全国CIO大会于云南·香格里拉市隆重召开。大会汇集国药集团、国家信息中心、戴尔科技集团、浪潮信息、微软、中国石化、京东智联云、新凤鸣集团、雪松控股集团、Commvault、美云智数、销售易、蒙牛集团、万华化学、易路、乐宜嘉、石墨文档、罗牛山集团、永高集团、平安保险集团、北大方正等众多全国各大行业大中型企业信息主管、企业信息化一线厂商和服务提供商,以“后疫情时代的数字化转型”为主题,分享交流CIO在工作中的经验和困惑,探讨新基建,云计算,大数据,AI,信息安全,远程协作,开源、工业互联网,智能制造,产业升级, RPA,区块链,私域流量运营,职业发展方向等相关话题。

 

以下是现场速记。


吴洁:大家好,我是石墨文档的创始人吴洁,很高兴来到香格里拉,跟大家分享石墨文档的办公美学。

 

在演讲之前先给大家看一段视频。

 

特别是疫情期间,SaaS办公形态越来越普及、越来越为人们所接受,而且5G也使得办公未来将会越来越顺畅。这两个因素交叉,使得企业办公模式正在发生不可逆面向未来的改变,移动化和实时协同的办公方式对效率极致的追求是现在和未来办公趋势。如何更加有效地去利用企业最宝贵的资源,也就是员工和数据,成了企业新的命题。

 

石墨成立于2014年,我和我的双胞胎兄弟都是技术出身,从硅谷回来,在2014年成立了石墨文档,当时是中国第一家做实时协同办公软件的产品。我们当时就是希望致力于打造一款为中国人设计的办公软件,就是从这里开始。

 

在座各位哪些听过石墨文档的?可能大家理解石墨文档是一个在线文档工具,这是在面上可以理解的,但其实我们做的是新一代协同效率云办公平台,我们是在用一种创新的方式来解决企业效率、权限、安全、知识沉淀和促进业务创新的企业问题。这里有八个套件,有核心套件,文档、表格和幻灯片,其实就是Word、Excel、PPT、思维到图、白板、表单,都可以实现实时协作,而且具有office绝大部分功能,兼容性达到90%以上。我们不仅可以解决工具问题,而且可以做到很好的权限管理,如文件发送到哪里,我们可以追溯,并且可以精细到每一个字、每一个单元格的更新、变更,都可以很好记录在云平台上,而且我们可以做到更好的知识沉淀,相对于老的知识库体系,企业信息在工作过程中就已经存储在企业石墨云平台上,不需要再花大量时间进行整理和更新,毕竟我们可以用灵活的API脚本平台和SDK做轻应用搭建,为企业赋能、创新。我们核心就是能够灵活赋能企业创新。

 

我们是在一种新的方式,一种面向未来的方式去解决这些问题的。

 

我们不仅仅只是从传统的office软件变成云端的office软件这么简单,成为云端办公软件同时实现三个方面提升:

 

效率,可以实现多人跨地域、多层级、内外实时协同的提升。地震局一个案例,从做整个报文审批,把时间从半个小时缩短到了10分钟以内可以做决策。所以跟协同效率提升有非常大的关系,因为我们可以做到实时、多层级、多人跨地域协同。

 

管理+安全。可以做到企业文档统一管理,而且权限比传统软件更加强大,可以做到多边界、多层级管理,离职交接和信息资产可以在工作过程中被解决。轻应用,可以实现API应用灵活的搭建,去实现很多企业多场景应用。

 

在这个场景里无需安装,手机多端使用,可以看到多人实时协同,填写各车间设备,数据实时出来,一键分享,效率非常快。

 

举例,任务跟进。这张任务表是由不同部门进行维护,而且实时更新,有售后部门、质量部门和其他相关部门,任务全部都列在上面,每一个人都可以实时查看更新,而且记录实时统计,使用没有门槛,一张表实现售后、质量相关部门协作流程。这张流程非常容易使用,跟企业用户一起搭建一个流程,用三天时间可以完成。

 

一个新型高效的企业,协同效率非常重要,在现在这个时代我们对效率提出更加极致的要求,能够跨地域、跨时间、跨组织三维度协同,只有这样才能帮助企业更极大地提升效率。

 

信息知识的传承。

 

员工协同效率是一方面,对于企业信息化和数字化建设怎么样能够更先进地帮助大家通过平台的沉淀在转型中脱颖而出,也很重要。对于企业来讲,石墨云平台传承有什么好处?对于知识的传承,用了石墨以后,整个员工学习速度会缩短非常多,因为现在很多企业都是填鸭式学习,举例,生产经营资料库,每个子公司和每个部门都有自己的空间和门户,可以做到实时更新,各个部门可以做到随写随存,马上归档,新进来员工可以通过自己感兴趣的自己学习,而不是填鸭式学习,老式知识库有时候更新速度非常慢,不能做到实时更新,但结构化的资料库和实时更新知识库就可以做到这一点,而且这些知识库结构跟组织结构和权限管理都是统一的,可以做到非常安全。

 

员工自觉速度得到极大的提升。

 

企业有了统一协同工具。对于企业来说,有了统一的协同工具,大家协同效率和协同方式在原来老的办公软件里,每个部门都是割裂的,都是分散的,但在统一协同云平台上就可以做到协同效率的统一,企业文化也得到了传承,价值也得到了传承。所以任何一个新的员工入职以后,都可以随时随地在这个过程中很快了解到企业的协同方式和企业的文化。而且在这些核心资料存在核心平台上以后,员工流失对于企业的影响变得非常低,因为员工的内容原来留在个人脑子里,而现在留在知识的平台上。

 

安全性。可以做到比传统办公软件更加安全、更加强大,比如设定这一行、这一列、这一单元格权限,哪些人可以看、哪些人可以编辑,哪些人可以评论、可以打印,这些编辑、评论、打印、设置权限的每一个字、每一个单元格的变更都被记录在历史里可以进行回溯,企业安全整个就在云平台上展现出来。所以安全能够在传统办公模式上进行极大的提升。

 

作为一家新型创新型企业,有了以上所有的赋能以外,一定要能够面对灵活的业务需求,有灵活的解决方案,才能围绕多样的业务展开业务场景需求的满足。我们可以针对整个基础套件做灵活的搭建和技术流程。

 

石墨作为第一款在线协同办公产品,现在已经有68万家企业注册,5000万企业用工,每个月有将近1个亿的活跃设备,文档协作量每个月有650万在文档协作中产生协同效率。石墨现在有中、英、日三种语言版本,覆盖200多个国家和地区,正在面向世界的用户群体。

 

轻应用灵活的业务赋能与搭建。

 

现在面对大量的用户每天在石墨平台上使用以后,发现用户给我们提出了很多企业的业务需求,这些企业希望针对不同的流程和需求,搭建各种各样的轻应用,这些轻应用涵盖大部分部门和职能场景,也贯穿了整个行业。我们发现很多传统软件没办法及时、快速并且灵活地满足这些企业的业务需求。举例,比如一个业务需求,如果需要做软件系统的迭代和开发的话,至少需要三个月时间,这三个月时间的开发和等待事实上也是对于业务部门来不及的,我们实现轻应用的搭建,跟用户一起去搭建新应用只需要三天时间,从三个月到三天,这是效率非常大的提升。

 

如何用高效、灵活的方式搭建轻应用。

 

案例,活动管理的解决方案,得道APP每年要组织几百场活动,没有能够找到一个系统非常灵活的去管理这个活动管理,因为活动管理非常细碎,有很多子任务,要跟第三方合作,变化非常快。他们跟我们在石墨云平台上通过表格和文档搭建了活动管理解决方案,里面所有的内容和活动都是由石墨策划的,一个系统上可以灵活管理这些所有的活动,同时要跟很多第三方对接,所有的活动变化也非常快,经常会有往复,传统方式是用电话和excel解决这些问题,一有变化就传excel,会出错,而且不停地往复,这就会使效率、稳定、安全得到了很大的保障。得道每年跨年演讲就是在石墨上管理形成的。

 

案例,中国最大的互联网教育上市公司,这家企业在石墨云平台上实现协同。在石墨云平台上日活3万员工,同时并发1万,每天新增文档将近1万。

 

这家企业希望实现的是数字化员工的协同行为,打造一个可以自我进化的创新型组织,石墨如何跟企业一起来做呢?首先石墨要有强大的集成能力,跟这家企业的IM和内部系统、邮箱进行打通,并且采集员工的数据来洞察各部门间协同的程度,去发现内部信息和信息中转的成本,提高整个组织的创新能力。

 

这家案例企业有一个组织网络分析,就是对员工数字化分析的方法论——三元理论,他们希望一个部门的组织赋予目标和OKR与这个部门协同的对象是对齐的,因为大家在工作过程中由于过忙等种种原因,很多部门忙于事务性工作,自己在协同和工作的对象并没有与自己目标对齐,有很多工作习惯做了很多其他事情,通过数据分析就能够赋能绩效管理和数字化分析,来重新定义绩效和评判的维度。

 

案例,滴滴打车。有近万人在深度使用,千人并发,因为他们有上千个客服的员工每天在上面解决排班和管理问题,BI部门会使用石墨的表格去完成智能的分析。

 

案例,任务管理方案,里面有很多不同任务管理模板,很多教育公司、建筑行业公司会用石墨进行任务管理,可以实现不同部门在同一张表上实时去更新任务进展和细节,效率非常高,比很多秘书拿excel汇总要高效非常多。

 

面向制造业,可以解决ERP或系统无法灵活解决的业务流程的痛点,通过定制化轻应用去解决。

 

生产经营数据案例,这个生产企业会有很多PFC、行政、财务,对于很多日常工作会进行管理,也可以实现实时协同,并且数据分析,很快就可以产生数据结果,很高效地得到数据结果。用户在实际场景中多人实时协同,就可以实时得到结果,生产线上不同的成员实时输入数据,数据看板实时可以呈现。

 

门店管理案例,如企业和员工每天都要上传门店的数据,当天就可以看到汇总的报表。如知名汽车品牌沃尔沃,就用石墨文档对全国几百家4S店没日访客情况,车型接待量可以做当日填报,填报以后,当日汇总、当日出报表。

 

一家手表使用石墨对全国各地300家门店每日客流、门店包装各个维度数据指标协同,在他们深圳总部运营中心已经养成上班第一件事打开石墨表格就可以看到每日门店汇总情况。

 

新媒体解决方案。现在有大量新媒体市场运营团队在使用我们的产品来解决协同问题,比如极客邦、36氪。

 

我们也有SaaS和私有化部署两种不同的部署方式能够适应不同的企业需求。而且我们可以根据现有的办公系统和OA进行集成。

 

对于安全方面,我们的链路和系统安全是保证外面不能获得这个文档的信息,文件和内容是内部的安全,是保证内部使用的安全,可以做到一个表格、一个文档,每一个单元格和文字的历史都有留痕,同时对这些异常行为操作可以进行预警,如有大批量下载或者分享给不希望分享的组织和部门,都可以限制和预警。

 

权限控制体系,比传统线下文件体系办公软件更强大,可以精细到每个字、每个单元格的变更。

 

我们已经为68万家企业提供服务,覆盖互联网教育等30多个行业。

 

我们在用一个新的方式去解决企业多种多样的问题,协同的效率、权限安全的管控、知识的沉淀、灵活的赋能创新、灵活的搭建轻应用是我们现在致力于解决的方案,我们认为这是未来企业办公的一个趋势。

 

最后希望石墨的这些探索能给大家一些启发,我们也是在用心打造一款世界级的好产品,希望石墨与大家一起创造未来协同办公效率美学。

 

谢谢大家!

来源:企业网D1Net

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