通往项目最终服务或产品的道路往往是由许多临时可交付成果铺就的。每一个可交付成果本身都必须完整、质量合适并与所有其他可交付成果协调,同时确保:
● 保持客户和主要利益相关者所要求的质量水平。
● 项目可交付成果是根据客户的规格和项目目标开发的,它们反映了在整个项目过程中达成的决定。
一个清晰的项目质量管理系统和有组织的工作流程是必要的,以确保最终的可交付成果反映所有项目要求和整个项目的变化。
项目可交付成果的管理
主要的可交付成果最初是在初步规划阶段确定的,同时定义了项目的生命周期表。在详细规划阶段,每个主要可交付成果都被划分为临时可交付成果,这意味着必须在项目框架内开发新的可交付成果并将其添加到工作计划中。
管理为实现这些可交付成果和子可交付成果而开展的工作,以及与这些可交付成果有关的所有控制活动,必须关注两件事:
● 这些可交付成果如何满足项目要求。
● 可交付成果的客观质量。
要做到这一点,需要一个清晰全面的所有可交付成果和子可交付成果的清单,以及一个控制机制来分析每个可交付成果并确保其完成和质量。
可交付成果报告应包括以下数据:
● 可交付成果名称
● 负责方
● 对可交付成果的控制
● 交付日期
● 状态
项目可交付成果的问题监测
控制活动是为了保证项目可交付成果的完成和质量,应该在各种可交付成果的开发过程中持续进行,而不仅仅是在每个可交付成果的完成点。
在过程中太迟进行监控活动可能会发现一些问题,而这些问题在事后修复起来非常困难或花费昂贵。因此,将这种类型的控制整合到项目流程中至关重要。
事实上,在过程中越晚发现错误,解决方案的质量就越低,成本就越高。
识别项目问题的早期指标很重要,因此要识别和监测:
● 根据可交付成果的类型,每个可交付成果中的错误数量
● 按严重程度划分的每个可交付成果中的错误数量
● 根据负责完成可交付成果的人员,每个可交付成果中的错误数量
项目可交付成果的质量控制
项目可交付成果质量管理是多方面的,你的团队必须:
● 清楚了解质量期望
● 确定你将如何衡量你是否满足这些期望
● 在此过程中实施任何必要的变更
理想的项目质量管理平台允许你在一个易于使用的地方跟踪这些方面。项目管理系统允许你测量所有内部可交付成果和外部可交付成果的质量并采取纠正措施,直到质量达标为止。
系统提供质量计划、质量保证和质量控制工作流程,从而对项目进行质量管理。
质量计划
系统允许你明确指出每个可交付成果应该做什么,你还可以设置质量审查会议并自动跟踪会议及会议结果。
质量保证
系统允许你向干系人提供证据,证明所有与质量相关的活动都按照定义和承诺的进行,还允许你指定和开发质量保证测试并跟踪测试结果。
系统确保对项目交付的产品和服务以及用于管理项目的流程和程序进行质量保证。
质量控制
项目管理系统为你提供确保质量标准的工作流程,其中包括识别、分析和纠正问题。它不仅帮助你监控项目输出并确定是否符合适用的标准,还可以识别项目风险因素及其缓解措施,并寻找预防和消除不满意绩效的方法。
通过系统中的可交付成果审查和验收测试,你可以监控项目输出。当捕获始终不符合商定标准的可交付成果,你可以简单调整方向,不必完全重做某些方面的内容。
为个人与部门之间的协作与沟通提供高效的平台。
管理项目质量的最佳方式是投资于高效的项目管理系统,并遵循质量管理的三个原则——计划、保证和控制。系统通过将质量管理流程集中在一个平台上,让发现质量问题、跟踪客户反馈和修改变得更加容易。
